會計憑證保管的內(nèi)容包括
(1)會計機(jī)構(gòu)在依據(jù)會計憑證記賬以后，應(yīng)定期(每天、每旬或每月)對各種會計憑證進(jìn)行分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起加具封面和封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，防止抽換憑證。會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員和裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員等應(yīng)在封面上簽章。
(相關(guān)資料圖)
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
(2)原始憑證較多時，可單獨裝訂。
(3)同時滿足以下條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計憑證等電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案，無須打印電子會計資料紙質(zhì)件進(jìn)行歸檔保存：
①形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
②使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;
④采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;
⑤建立電子會計檔案備份制度;
⑥形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
單位僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應(yīng)從一個完整會計年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會計檔案保存形式的一致性。
(4)當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計機(jī)構(gòu)臨時保管一年，期滿后再移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，且最長不超過三年;單位未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)等機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
(5)單位保存的會計檔案一般不得對外借出;其他單位如有特殊原因，確實需要使用單位會計檔案時，經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的會計檔案復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
(6)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守會計檔案的保管期限要求，保管期滿前不得任意銷毀。
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